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一篇文章学会物业管理服务全流程


【摘要】 交接房屋  1.业主身份:按开发商提供的业主清册,让业主出示身份证件及买卖合同,核实身份  2.业主相关资料:复印业主身份证,收集业主应该交与物业的通知及资料  3.业主填写《业主档案》:业主须填写完整,特别请业主留下紧急情况之移动通讯联系方式和生日  4.签署《安全责任制书》:向业主说明签署《安全责任制书》的重要性质  5.计算业主应交各种费用:从当日开始计算,预收半年。在《房屋交接表》上记录好

  交接房屋

  1.业主身份:按开发商提供的业主清册,让业主出示身份证件及买卖合同,核实身份

  2.业主相关资料:复印业主身份证,收集业主应该交与物业的通知及资料

  3.业主填写《业主档案》:业主须填写完整,特别请业主留下紧急情况之移动通讯联系方式和生日

  4.签署《安全责任制书》:向业主说明签署《安全责任制书》的重要性质

  5.计算业主应交各种费用:从当日开始计算,预收半年。在《房屋交接表》上记录好起止时间

  6.请业主交费:收取相关费用

  7.准备好业主钥匙、业主手册、装修手册:向业主说明钥匙使用方法,如有整改项目,征求业主意见,留一把整改。

  8.向业主简单介绍我们的公司及服务,说明我们的服务热线。

  9.发放相关资料:向业主发放钥匙及有关资料,请业主在<文件签收表>上签字

  10.在《房屋交接汇总报表》上作记录:每接受一套,即做登记;对未接房屋,作好原因登记。

  相关记录表格:《房屋交接表》、《业主档案》、《房屋交接汇总报表》、主清册、房屋交接验收表、交接遗留问题整改记录表、交房日报表\交房文件签收表

  办理装修

  1. 业户提出申请,向业主说明所需程序和准备的资料:提前准备一份《装修申报须知》,给业主一份。

  2. 指导业主填写装修申请表、装修承诺书:申请表和承诺书必须业主签字,如业主不能亲自来办理,须出示委托书。

  3. 收集业主及装修公司有关装修申请资料,核实是否符合规定: 装修施工图纸,包括平面图、天花图、管线及电力、弱电布置图、剖面图等,加盖装修公司公章。

  装修公司负责人身份证、营业执照、施工资质证书复印件各一份,并加盖鲜章。并核实上述证书是否有效。如涉及商业性质或重点装修场所,还须提供设计资质证书。

  4.将装修申请资料整理成套,交工程部审批: 在1个工作日内审批完毕,并通知客户;客户部、工程部负责人或授权人审批签字。

  5.如涉及消防报建、结构改动、煤气改动等,须请业主向有关政府部门报批:如涉及,向业主说明;准备好消防报建、结构改动、煤气改动等流程、申请表、所需资料、政府主管部门电话及地址等办事指南,方便业主办理。

  6.通知业主审批情况,并请业主在审批表上签字确认: 审批后,请业主认可审批内容并签字

  7.签署装修管理服务协议: 原则上装修管理协议由业主签字,但业主可通过《装修承诺书》委托装修公司签署。

  8.向业主说明装修中的禁止事项和注意事项: 除了书面规定外,口头特别向业主强调现场防火、施工施工、搬运时间、施工秩序、文明安全施工等注意事项,及禁止改变外观、安装防护栏等禁止事项。

  9.业主交纳相关费用:收银员向业主出示公开收费标准,包括装修押金、管理服务费、清运费、出入证等收取标准,并解释各项费用收取之性质和用途。 申请表上交费栏,由收银员按收费标准计算、填写,并收取。

  10.发放施工进场证,办理工人出入证:施工进场证上注明公司服务电话,以便装修工人紧急情况之需。贴于大门外。在《装修工人出入证办理表》上做登记。

  11.带领装修公司或业主到房屋作入场验收,双方签署《进场装修确认表》:装修前,带领装修公司作入场确认,避免设备设施损坏,责任不清扯皮。

  12.向其他部门发放《业主装修入场通知单》,客户中心做每日巡查:每入场一家,客户中心向其他部门签发《装修入场知会单》,每入场一家,客户助理做每日巡查,随时掌握装修动态。

  13.装修监管:客户助理、工程部、保安部每个部门每日巡视,并作记录。

  如发现轻微违章,及时向工人或负责人口头提出整改或警告;如严重违章,即拟写3份《违章整改表》,首先向业主电话通报,取得业主谅解和支持后,再向装修公司负责人通报。并将书面违章记录找两当事人签收。

  对违章按协议收取违约金的,在《违章整改表》记录,项目经理签字认可后,客户助理存档到业主档案内,以备退还押金时,予以扣除。

  违章材料、乙炔气罐、电焊工具等未经书面同意,不得入内。如需动火,必须严格办理《动火审批》。

  现场巡视签到表、巡视记录表由客户助理更换回收存档。

  14.受理业主装修中的合理诉求,积极协助业主装修,帮助解决有关需要:装修过程,既做到严格监管,又做到热情服务,积极帮助业主或装修公司解决有关需求。

  15.装修完毕,业主提出验收申请,安排工程部、保安部竣工验收,并做记录,对不合格施工向业主说明:业主填写《竣工验收表》。

  与业主约好具体验收时间。

  客户助理通知工程部、保安部负责人。

  对验收存在的问题,在表上记录。并向业主说明原因和整改措施、方法。

  16.自竣工验收之日起3个月以后,通知业主或装修负责人退还装修押金。退还时,须业主、装修公司、项目中心负责人三方进行退款验收签字,并作记录

  1/退还时,确认有无引致公共利益、相邻业主利益受损,如违反禁止事项,漏水等。

  2/如装修公司提出退还,则需通知业主,由业主同意。

  3/客户助理负责办理退还,翻阅历史记录,扣除违章违约金及应付水电费等费用后,在表上记录应退费用。

  4/项目经理在退还同意表上签字。

  5/收银员作《押金退还备忘表》记录。

  相关记录表格和文件:装修管理协议、装修管理规定、装修申请表、装修承诺书、入场确认表、装修掌控表、出入证办理登记表、临时出入证、巡视签到表、巡视记录表、违章整改通知书、装修入场知会单、竣工验收表、安全防火责任制书、动火审批表、装修办理报表、押金退还备忘表


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